Benutzerfreundliche Handhabung

Und so einfach ist die Vorlagen- bzw. Formularaufbereitung mit ezDOC: Ein Mitarbeiter möchte beispielsweise eine Faxvorlage aufbereiten. Über einen Dialog wählt er die Absenderfirma und die Dokumentsprache aus, macht vielleicht noch Angaben zum Inhalt. Mit einem Klick werden anschliessend die Inhalte aus der ezDOC Datenbank und dem Dialog auf das Faxformular generiert. Das Formular ist nun für eine mögliche Nachbearbeitung bereit, kann gedruckt und/oder gespeichert werden.

Vorlage oder Formular – wo ist der Unterschied?

Inhaltlich kann das Eine auch das Andere sein. ezDOC macht jedoch einen technischen Unterschied bei der Aufbereitung des Dokuments:

Eine Vorlage kann selbständig über den Filenamen oder vom ezDOC Office Add-In aufgerufen werden. Der Dialog dazu ist auf die Vorlage abgestimmt und wird je nachdem über ein Makro oder mit VSTO kreiert.

Ein Formular wird über den ezDOC Formulargenerator FormGen aufbereitet. Zugehörigkeiten wie Kategorie, Set, Formularfeld, etc. werden mit dem Administrator konfiguriert. Der Vorteil mit dieser Lösung: FormGen Elemente sind wiederverwendbar, z.B. ein Feld mit «Vorname» kann in mehreren Formularen vorkommen und muss dazu nur einmal in der Datenbank eröffnet werden.

Varianten Formulargenerator FormGen:

    • FormGen Applikation
      Eigenständige Applikation und unabhängig von ezDOC Office Add-Ins. Unterstützt Word, Excel und PowerPoint. Zentrale Texteingabe für Formularfelder. Erweiterter Webservice für eine lokale Datenbank- und Formularaktualisierung verfügbar.
    • FormGen Compact
      Integriert in Office Add-Ins (Word und Excel). Die Formularfelderfassung wird visualisiert ausgeführt.

ezDOC Office Add-In

Ein klassisches Beispiel, wie ein ezDOC Menueband im Word oder im Excel aussehen kann. Das Menueband wird in der Regel auf die Kundenbedürfnisse angepasst.

Unter Standardvorlagen und Intern werden die Vorlagen mit einem Klick aufgerufen. Das gewünschte Dokument wird geladen und ein entsprechender Dialog erscheint für die Benutzerinteraktion.

Beispiel

Vorlagen – Dialog

Ein Dialog von einer Briefvorlage als Beispiel. Jede Vorlage kann einen eigenen Dialog haben, der auf die Kundenbedürfnisse angepasst wird.

Die Einbindung kundenspezifischer Features, wie z.B. Zugriff  auf eine Adress-Datenbank, ist problemlos möglich.

Beispiel

FormGen Applikation

Der Formulargenerator ezDOC FormGen eignet sich für die Aufbereitung von Vorlagen und Formulare.

Diese Applikation reagiert auf die Dokumenteigenschaften, welche durch den Administrator gesetzt  wird. Je nachdem erscheinen entsprechende Dialoge für die Datensammlung und Aufbereitung vom gewünschten Dokument.

FormGen Compact – Auswahl Dokumente

Mit einem Klick vom ezDOC Office Add-In Menueband erscheint der Dialog für die Auswahl von Kategorie, Set oder Einzeldokument.

Eine Suchfunktion erleichtert das Auffinden von Dokumenten.

Eine früher abgespeicherte Verarbeitung kann jederzeit als Profil geöffnet und weiterverarbeitet werden.

Beispiel

FormGen Compact – Visualisierte Texteingabe

Das Eingabefeld wechselt nach der Feldeigenschaft automatisch von/zu Texteingabe und Auswahl. Das erleichtert dem Benutzer die Arbeit und beschleunigt die Dokumenterstellung.

Eingabefelder, die zuvor eingegeben oder durch ein Profil eingelesen wurden, werden vom System vorgeblendet.

Ist die Eingabeprüfung aktiviert und die Eingabe entspricht nicht den Regeln, dann wird eine Fehlermeldung angezeigt.

VBA-Makros – ja oder besser nein?

ezDOC arbeitet weitgehend ohne Makros, für komplexere Vorlagen können Makros jedoch die ideale Lösung sein.

Makros werden von ezDOC mittels Schnittstellen unterstützt, eine umfangreiche Code-Bibliothek steht zur Verfügung.

   Formulare mit Eingabeprüfung? Schnell und einfach erstellt!