Zeitsparendes Management von Dokumentvorlagen
Jedes Unternehmen verfügt über individuelle Dokumentvorlagen wie Memos, Faxvorlagen, Briefe, Produktebeschreibungen, Einladungen, Preislisten, Offerten, etc. Von Zeit zu Zeit müssen diese angepasst werden, weil sich Adressen, Slogans oder das gesamte Corporate Design ändert. Dies führt in der Regel zu einem aufwändigen Prozess: bei jeder Vorlage müssen die Anpassungen einzeln vorgenommen werden. Besonders kompliziert wird es, wenn die Vorlagen bei verschiedenen Niederlassungen und/oder in mehreren Sprachen eingesetzt werden sollen. Der Aufwand ist erheblich und die Gefahr besteht, dass bestimmte Änderungen bei einer Niederlassung oder bei einem Arbeitsplatz vergessen gehen.
Weltweit aktuelle und einheitliche Office Vorlagen
Mit ezDOC wird die Pflege von Dokumentvorlagen für Microsoft Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien vereinfacht. Ein Administrator erfasst alle firmen- und dokumentspezifischen Textbausteine oder Grafiken in einer Datenbank, sodass diese sämtlichen Mitarbeitern zur Verfügung stehen. Dank dieser Lösung muss die Aktualisierung einer Vorlage nur noch an einem Ort vorgenommen werden. Das spart eine Menge Zeit bei der Pflege von Dokumentvorlagen und garantiert ein firmenweit einheitliches Erscheinungsbild (Corporate Identity), welches wesentlich zu einer erfolgreichen Markenführung beiträgt.
Das Basisprinzip
Die Anzahl physischer Dokumentvorlagen werden auf ein Minimum reduziert. Im Idealfall ist die Vorlage nur noch ein Gerüst und die Zutaten kommen von der Datenbank mit Benutzereingabe. Ein Beispiel: Eine Unternehmung hat 10 unterschiedliche Vorlagen, 5 Niederlassungen und 3 Dokumentsprachen. Macht für die Wartung bis zu 150 Vorlagen, mit ezDOC sind es maximal nur 10.
ezDOC Administrator – die zentrale Verwaltung
Wenn Sie mit ezDOC arbeiten, brauchen Sie nur noch einen Mitarbeiter oder Administrator, der sich um das Vorlagen-Management kümmert. Erstellt der Administrator eine neue Vorlage, dann wird diese in der Datenbank registriert und jeder Mitarbeiter hat dank automatischer Aktualisierung sofort Zugriff auf das neue Dokument.
Absenderdaten – Firmenstamm
Pflege der Firmenstammdaten mit relevanten Texten, die in Kopf- und Fusszeilen erscheinen.
Dokumente – Vorlagen und Formulare
Dokumenteigenschaften wie auch dokumentspezifische Texte nach Sprachen werden hier gespeichert.
Systemsteuerung
Mit der Verwaltung vom Steuerfile können allgemeine Texte und Strukturen sowie auch das Systemverhalten angepasst werden.
Formulargenerator – Konfiguration
Kategorien, Formulare, Formularsets und Eingabefelder können einfach definiert und mit Drag & Drop verbunden werden.
Werkzeuge
Ob Datenbank-Export oder integrierte Vorlagenbearbeitung mit Microsoft Office, hier finden Sie alle nötigen Hilfsprogramme.
Die wichtigsten Features in Kürze:
- Enterprise Edition auf Basis SQL-Server, Standard Edition auf Basis MS-Access (benötigt keine Access Lizenz)
- Flexible Datenbankanbindung, auch als Web-Service möglich
- Die moderne und zeitgemässe Administrationssoftware ist mandantenfähig und benötigt ein Minimum an Schulung
- Unterstützung für Word, Excel und PowerPoint
- Eine ezDOC Vorlage kann mit einem Klick über das Add-In oder auch klassisch über den Filenamen aufgerufen werden
- Formulargenerator FormGen als eigenständige Applikation für die Erstellung von Dokumenten
- Formulargenerator FormGen Compact, die visualisierte Dokumenterstellung über das Add-In
- Formulare können zu einem logischen Set konfiguriert werden, der Benutzer kann ein ganzes Set und/oder auch einzelne Formulare auswählen
- Eingabefelder können auf einfache Weise plausibilisiert werden (obligatorisch, numerisch, Datum, Feldlänge, etc.)
- Das Anzeigen von Auswahlfelder anstelle von Eingabefelder spart Zeit bei der Formularerfassung
- Vorblendung bereits erfasster Felder in einem laufenden Arbeitsprozess
- Die aktuelle Verarbeitung kann jederzeit gespeichert und wiederholt werden, ideal auch für Musterprozesse
- Vorlagen können für Drittsysteme nach Absenderfirma und Sprache exportiert werden
Für wen eignet sich ezDOC:
- Banken, Versicherungen, Institutionen, Verwaltungen und Betriebe
- Vom Kleinunternehmen bis zum Konzern mit weltweiten Niederlassungen
Systemvoraussetzung:
- Windows 7, 8.1, 10
- Microsoft Office 2013, 2016, 2019
- SQL-Server, optional für Enterprise Edition
- Webservice (IIS), optional
Eine Themenvorlage für alle Absender und alle Sprachen!